Remboursement des notes de frais quand on est consultant indépendant

En tant que travailleur indépendant, il est essentiel de comprendre comment gérer efficacement vos notes de frais professionnels. Dans cet article, nous allons passer en revue les règles et les outils qui vous permettront d’obtenir un remboursement adéquat pour vos dépenses liées à votre activité professionnelle.

Frais professionnels, ce qu’il faut savoir

Pour qu’une dépense soit considérée comme un frais professionnel pour les travailleurs indépendants, elle doit remplir trois critères essentiels :

1. Être justifiable et nécessaire pour l’activité économique de l’entreprise.
2. Être justifiée par un document officiel, tel qu’une facture, qui doit être conservé pendant 10 ans.
3. Ne pas être somptuaire ou disproportionnée par rapport au chiffre d’affaires de l’entreprise.

Les notes de frais et frais déductibles

La gestion des notes de frais est une tâche cruciale pour les travailleurs indépendants. En effet, en fonction de la nature des dépenses engagées, celles-ci peuvent être déduites du résultat imposable de votre entreprise (IS) ou être exemptées de l’impôt sur le revenu. De plus, les notes de frais sont également exonérées de cotisations sociales. Toutefois, il est important de noter que l’URSSAF et l’administration fiscale sont très attentives et traquent les fraudes. Il est donc crucial de les répertorier avec vigilance.

Les notes de frais sont des documents qui prouvent les dépenses que vous avez engagées dans le cadre de votre activité professionnelle. Que vous soyez soumis au régime de l’impôt sur le revenu ou au régime de l’impôt sur les sociétés, vous pouvez déduire ces dépenses de votre résultat, à condition qu’elles remplissent trois conditions :

1. Les dépenses doivent être nécessaires et liées à l’activité professionnelle de l’entreprise.
   
2. Les frais engagés doivent être raisonnables et correspondre à une gestion normale de l’entreprise.
   
3. Vous devez être en mesure de justifier ces dépenses pour éviter tout redressement fiscal.
   

Quelles notes de frais sont remboursables en indépendant ?

En tant que travailleur indépendant, il est important de savoir quelles dépenses peuvent être mises à la charge de votre entreprise. Les notes de frais peuvent couvrir plusieurs types de dépenses, mais pour être déductibles, elles doivent rentrer dans certaines catégories et répondre à certaines conditions.

Les frais de restauration

Les frais de restauration et de repas peuvent être déduits, mais seulement dans la mesure où ils correspondent aux dépenses engagées dans le cadre de votre activité professionnelle. Vous ne pouvez pas inviter vos proches ou vos clients dans un restaurant coûteux et espérer que votre entreprise paie la note. En 2023, le montant déductible par jour est limité à 15 €, avec une évaluation forfaitaire de l’avantage en nature nourriture de 5,20 euros, et le plafond total des frais de repas est de 20,20 euros €, par repas.

Les frais de déplacement

Les frais de déplacement ou de transport professionnels peuvent également être déduits, mais il est important de conserver les justificatifs des frais de péage, des billets d’avion, et de préciser les motifs du déplacement, le nombre de kilomètres parcourus, le lieu et la puissance fiscale du véhicule utilisé. Toutefois, les frais de trajet entre le domicile et le lieu de travail ne sont pas déductibles.

Les frais de logement et d’hébergement

Les frais de logement et d’hébergement peuvent être remboursables si vous ne pouvez pas retourner chez vous après une réunion professionnelle, mais seulement si votre logement est éloigné de plus de 50 km ou si vous devez faire au moins 1h30 de trajet pour rentrer chez vous.

Les frais de formation

Les frais de fournitures de bureau et de matériel informatique peuvent également être déduits si leur montant est inférieur à 500 € HT. Enfin, les frais de formation peuvent être pris en charge par votre entreprise si la formation a un intérêt économique pour l’entreprise et répond à une finalité professionnelle. Un crédit d’impôt formation peut également être obtenu en demandant que votre nom et le nombre d’heures de formation soient mentionnés sur la facture.

Comment se faire rembourser ses notes de frais en tant qu’indépendant ? 

Pour les travailleurs indépendants, les règles de remboursement des notes de frais sont strictes. En général, les dépenses sont remboursées selon leur coût réel et en fournissant des justificatifs. Toutefois, il existe des options de remboursement alternatives :

• Forfaitaire : cette méthode de remboursement est disponible uniquement pour certaines professions libérales. Les travailleurs indépendants qui sont gérants minoritaires d’une SARL ou président d’une SAS n’y ont pas droit.
  
• Au barème : cette option est couramment utilisée pour les frais de déplacement tels que les indemnités kilométriques. Selon la loi, le remboursement est calculé en fonction de la puissance fiscale du véhicule personnel (voiture ou deux-roues) et du type de carburant utilisé.
  

Pennylane, la meilleure plateforme pour centraliser ses notes de frais et automatiser sa compta 

Si vous êtes consultant indépendant, vous connaissez sans doute les tracas liés à la gestion des notes de frais et à la comptabilité. C’est pour cela que nous travaillons chez Mavrilc avecla plateforme Pennylane. Pennylane est une plateforme de gestion comptable automatisée qui vous permet de centraliser facilement vos notes de frais et d’automatiser votre comptabilité.

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Enfin, Pennylane est intégrée nativement avec l’outil de votre expert-comptable, ce qui facilite la collaboration et permet à votre expert-comptable de suivre facilement votre comptabilité.

En somme, si vous êtes consultant indépendant et que vous cherchez une solution de gestion comptable automatisée facile à utiliser, Mavrick x Pennylane est la solution qu’il vous faut.

Pour un pilotage de son activité d’indépendant, il y a Mavrick

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