Facture électronique : guide et démarche à suivre

La facturation électronique est une méthode de gestion de factures qui permet de remplacer les méthodes traditionnelles de papier par un système entièrement digital. Cette pratique a de nombreux avantages pour les entreprises, notamment en termes de gain de temps et de réduction de coûts. Comment la mettre en place ? On vous explique tout.

Qu’est-ce qu’une facture électronique, ou e-facture ?

Une facture électronique est un document de paiement qui est émis, envoyé et archivé par voie électronique plutôt que sur papier. Elle a la même valeur juridique qu’une facture traditionnelle et est généralement utilisée dans les transactions commerciales. Les factures électroniques ont de nombreux avantages par rapport aux factures sur papier, notamment :

• Elles sont plus faciles à stocker et à retrouver, car elles sont stockées dans un système informatique ;
• Elles sont plus rapides à envoyer et à recevoir, car elles ne nécessitent pas de temps de traitement postal ;
• Elles sont plus écologiques, car elles réduisent les déchets de papier.

Qui est concerné par la facture électronique ?

Tous les prestataires redevables de la TVA sont concernés par la facturation électronique. Toutefois, sa généralisation ne concerne pas tout le monde aux mêmes échéances.

Les échéances à connaitre

La généralisation de la facturation électronique est rendue obligatoire à partir du 1er janvier 2025 pour les professionnels soumis à la TVA. Toutefois, les échéances varient selon la taille des entreprises :

• • 1er juillet 2024, en réception, à l’ensemble des assujettis,

• • 1er juillet 2024, en transmission, aux grandes entreprises,

• • 1er janvier 2025 aux entreprises de taille intermédiaire,

• • 1er janvier 2026 aux petites et moyennes entreprises et microentreprises.

À noter :  Il faut impérativement prendre en compte les échéances d’obligation de facturation électronique de vos clients afin d’être en mesure de répondre à leur besoin.

Pourquoi passer à la facture électronique ?

La Loi Finance rend la facture dématérialisée obligatoire

La généralisation de la facturation électronique relève de la décision du vote de la loi de finances rectificative pour 2022 et vise à renforcer le contrôle fiscal et la compétitivité des entreprises.

Quels sont les avantages de la dématérialisation des factures ?

La facturation électronique permet de simplifier et d’automatiser le processus de création et d’envoi de factures. Les entreprises peuvent ainsi éviter les erreurs de saisie et accélérer le traitement des paiements. De plus, la facturation électronique permet de suivre facilement l’état d’avancement des paiements et de gérer les relances de manière plus efficace.

En utilisant la facturation électronique, les entreprises peuvent également réduire leur empreinte environnementale en utilisant moins de papier. Cela contribue à la protection de l’environnement et peut être bénéfique pour l’image de marque de l’entreprise, notamment en matière de RSE.

Comment créer une facture électronique ?

Les plateformes de dématérialisation, partenaire de l’administration (PDP) jouent un rôle important dans la gestion de la facturation électronique des entreprises, en leur permettant de sécuriser le processus de création et de transmission de factures électroniques.

L’outil Pennylane propose justement une PDP qui offre des fonctionnalités telles que :

• La création de factures électroniques conformes aux normes en vigueur.
• La transmission des factures électroniques aux destinataires de manière sécurisée.
• Le stockage des factures électroniques dans un système de gestion de documents électroniques.
• L’intégration des solutions de dématérialisation de factures dans les systèmes informatiques des entreprises.

Si les PDP se multiplient face à la généralisation de la facturation électronique, il devient plus que jamais essentiel pour les entreprises de trouver un outil intelligent, intuitif et simple d’utilisation, qui soit à la portée de tous et ne regorge pas de jargon comptable parfois difficile à saisir. C’est justement pour ces raisons que nous recommandons Pennylane.

Pennylane a été conçu par des entrepreneurs pour des entrepreneurs qui souhaitent gérer leur comptabilité de manière digitale.

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